miércoles, 22 de septiembre de 2010

ENCUESTA




Se demostró en las encuestas realizadas con una muestra de 30 personas, que el 9% de las personas es decir un total de 18 personas beben café, el 9% prefieren el café tradicional al instantáneo por su sabor, el 17% prefieren el café tradicional, además son muchas de las personas les gusta tomar el café con azúcar y caliente y el 13% les gustaría la presentación e café en bolsa, lo que nos indica que seria conveniente crear esta clase de producto y están dispuestos a comprar este producto por el valor de $4500 por su practicidad.


miércoles, 15 de septiembre de 2010

GARANTIZAR QUE LOS DOCUMENTOS LLEGUEN A SU DESTINATARIO

¿QUÉ ACTIVIDADES DEBO REALIZAR PARA GARANTIZAR QUE LOS DOCUMENTOS LLEGUEN A SU DESTINATARIO?

La unidad de correspondencia es responsable que los documentos originales lleguen oportunamente a su destino, utilizando los diferentes medios como fax, correo electrónico mensajero interno y mensajería externa. La Unidad de Correspondencia numera, registra y clasifica las comunicaciones y los demás documentos.

1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones.
Organización de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignación de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos

Transmisión de fax
La dependencia debe elaborar la carta a enviar por fax
El usuario debe dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisión de Fax diligenciado con la carta en original y una copia y/o documento a enviar.
El usuario debe registrar en la planilla Control Correspondencia la información correspondiente al envío del fax.
Al llegar en el recorrido la tirita de confirmación del envío del fax, el usuario debe firmar en la planilla del recorrido la recepción del mismo.
Cuando se requiera enviar una comunicación únicamente por vía fax, las dependencias deben elaborar las cartas en original y una copia.

Mensajero interno
Se refiere a la entrega de documentos que se realicen entre dependencias
Se imprime la planilla Correspondencia Externa Recibida para realizar el recorrido y se registra en la misma el nombre claro del usuario en señal de recibido.
El mensajero debe registrar en la planilla Control Recorrido Interno la hora de salida y la hora de llegada.
El mensajero será el encargado de recoger las solicitudes de bienes y servicios que se centralicen con las secretarias de cada dependencia, para que sean entregadas por los mensajeros

Mensajero externo
Se refiere a las diligencias que se generan en estas dependencias y que deben ser enviadas fuera de la entidad.
Todas las diligencias deben ser registradas en la planilla Informe Mensajero Externo, con fecha y hora de ejecución de cada trámite y enviarla a la Dirección de Archivo y Correspondencia, para confirmar la ejecución satisfactoria de la misma.
Los mensajeros de las dependencias deben radicar las cartas, con el consecutivo, en el Departamento de Archivo y Correspondencia antes de salir .

2. TENIENDO EN CUENTA EL MEDIO POR EL CUAL SE DISTRIBUYA EL DOCUMENTO: PERSONAL, FAX , CORREO TRADICIONAL, CORREO ELECTRÓNICO , TRAMITE EN LINEA , PÁGINA WEB ENTRE OTROS ¿QUÉ ACTIVIDADES DEBO REALIZAR AL DISTRIBUIR LOS DOCUMENTOS ENVIADO.

1. definir el medio por el cual se envió
2. llevar el control y firma de guías y planillas de entrega
3. llevar el control del cumplimiento de requisitos del documento.
4. utilizar el método de empaque y embalaje
5. peso y porteo de los documentos
6. Gestión de correo tradicional: Normal certificado o especial
7. Control de devoluciones
8. Organización de mensajería externa.
9. Registro de control de envío de documentos
10. Hacer firmar la colilla de entrega de la empresa de mensajería contratada por la dependencia.

EN LOS TALLERES REALIZADOS SE PROPONE LA ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE CONTROL PARA RECIBIR, RADICAR Y DISTRIBUIR LOS DOCUMENTOS.



4. ¿UE ACTIVIDADES DEBE REALIZAR AL RECIBIR UNA SOLICITUD O TRÁMITE Y UNA RESPUESTA DE DICHO TRÁMITE?


1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia
Clasificacion de las comunicaciones
Organización de de documentos
Enrutamiento de documentos a dependencia competente
Reasignación de documentos mal direccionados
Registro del control de entrega de documentos recibidos

2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias
Enrutamiento de documentos de la dependencia competente
Registro del control de entrega de documentos internos

miércoles, 8 de septiembre de 2010

TALLER 4

1 Normas legales para el funcionamiento de la unidad de correspondencia.


LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

Acuerdo 060-2001

Articulo 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

2. Normas técnicas para el funcionamiento de la unidad de correspondencia

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., utiliza las pautas señaladas en la Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones.

NTC 3369 Elaboración de sobres comerciales: Esta norma, nos da las pautas que se deben tener en cuenta a la hora de realizarlos, y la forma en que va distribuido forma parte de la una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.

NTC 3393: Elaboración de cartas Administrativas
Es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar una comunicación escrita, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados. Esta nos muestran una forma correcta de realizar las cartas administrativas; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una carta correcta y excelente.

NTC 4228 Elaboración de hoja de vida: Esta norma nos permite conocer como y que debemos tener en cuenta a la hora de realizar una hoja de vida, es importante para la relación entre personas que laboran en una institución o empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor

NTC 3397 Elaboración de memorandos: Esta norma nos indica la forma correcta en que se elabora un memorando , es igualmente de importante como las demás, ya que es una comunicación escrita de carácter interno de toda empresa; ya que esta se utiliza para transmitir informaciones, orientaciones, y pautas de las diferentes dependencias, como lo sean locales, regionales, nacionales o internacionales.

NTC 3394 Elaboración de actas administrativas: Esta norma nos permite conocer la realización de un actas ya que es de suma importancia en el tratado de información dentro las empresas e instituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.

.NTC 4176 Elaboración de certificados y constancias: esta norma nos permite identificar cada una de esta y que se utiliza en debidos casos si es un certificado o una constancia , es de igual importancia como las demás, dentro de la documentación empresarial.

NTC 3588 Elaboración de informes administrativos: Esta norma nos permite como se hace un informe, y es importante dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.



3. con las legales elabore un mapa conceptual



4. mapa conceptual con las normas técnicas



5. Investigue todos los elementos y útiles necesarios para el recibo y despacho de documentos

Cosedora

Perforadora

Ganchos legajador plástico

Ganchos para cosedora

Esferos

Lápices

A- Z tamaño oficio

Sobres Manila

Sobres Blanca

Huellero

Cajonera

Computador

Impresora scanner

Fax

Teléfono

fotocopiadora

viernes, 20 de agosto de 2010

LO APRENDIDO DURANTE EL MODULO

En producción de documentos, aprendí a digitar correctamente utilizando todos los dedos y sin mirar el teclado, aunque me falta un poco más de velocidad.


Aprendí a redactar los diferentes tipos de documentos tanto internos como externos que se producen en las empresas, y a citar las fuentes de donde se saca la información ya sea de Internet, libro y revista.

martes, 10 de agosto de 2010

CARTA DE RENUNCIA Y DE AGRADECIMIENTO

Bogota, 10 de julio de 2010



Señor
Alfredo Gonzáles
Jefe de Recursos Humanos
Dinámicos S.A
Bogotá

Respetado señor

Le quiero presentar a modo formal mi renuncia, a partir del 24 de julio del 2010, al cargo de auxiliar de archivo en su empresa. Cargo que ejercí durante 2 años.
Esta renuncia se basa fundamentalmente en la llegad a de una nueva oferta laboral.
Quiero dejar constancia de mi agradecimiento por la oportunidad que me brindaron de trabajar aquí, y por la confianza que depositaron en mí.




Atentamente



Sergio Hernández
C.C 1018411705
Teléfono 3735300
Sergiohernadez@gmail.com









Bogotá, 12 de julio de 2010-08-10


Señor
Carlos Fajardo
Ingeniero Ambiental
Biosistems
Bogotá


Estimado señor:


Quisiera agradecerle la entrevista que me concedió el día 7 de Julio pasado para el puesto de Ingeniero Ambiental.
De acuerdo con la información que me proporcionó en la mencionada entrevista, acerca de los requisitos y responsabilidades exigidas para el puesto, y que creo que se ajustan perfectamente a mi perfil, le comunico que continúo estando muy interesado en ser seleccionado para su Empresa.
Desearía me permitiera poder pasar una segunda ronda de entrevistas. Quedo a la espera de que me comunique la fecha y hora de la próxima entrevista.


Atentamente


Manuel Rodríguez Santos
C.C 23.523.361
Teléfono 2931581
Mao.23@hotmail.com

martes, 3 de agosto de 2010

lección 20

MecaNet


Resultados de la lección de mecanografía



Usuario: matilde 02/08/2010 08:38:47 p.m.

http://mecanet.sytes.net



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Resultados para: Lección 20 (1º Método) del curso MecaNet

Realizado el lunes, 2 de agosto de 2010 a las 08:38 PM





Nº de palabras: 281

Palabras/minuto: 24

Pulsaciones/min: 164

Tiempo: 11 m. 21 sg.

Nº de errores: 61 (3%)

Nº de aciertos: 1868 (97%)

Nota: 80 (sobre 100)

Usuario: matilde





Nº de errores cometidos por letras:

ESPACIO : 1

a : 6

s : 3

g : 1

l : 4

w : 1

e : 6

r : 7

t : 3

y : 2

i : 3

o : 4

p : 2

z : 1

c : 4

n : 4

m : 1

é : 1

í : 2

ó : 2

I : 1

4 : 1

, : 1





Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante

Lección 19

MecaNet


Resultados de la lección de mecanografía



Usuario: matilde 02/08/2010 11:06:18 a.m.

http://mecanet.edicypages.com



--------------------------------------------------------------------------------



Resultados para: Lección 19 (1º Método) del curso MecaNet

Realizado el lunes, 2 de agosto de 2010 a las 11:06 AM





Nº de palabras: 243

Palabras/minuto: 23

Pulsaciones/min: 157

Tiempo: 10 m. 29 sg.

Nº de errores: 81 (4%)

Nº de aciertos: 1653 (96%)

Nota: 73 (sobre 100)

Usuario: matilde





Nº de errores cometidos por letras:

ESPACIO : 5

a : 5

s : 3

d : 4

l : 4

ñ : 1

e : 6

r : 4

t : 4

y : 2

u : 2

i : 1

o : 5

p : 2

z : 1

c : 3

b : 2

n : 3

m : 3

á : 2

í : 1

ó : 2

S : 1

H : 2

L : 5

R : 1

C : 1

M : 1

, : 2

. : 3





Estos resultados son buenos, puedes seguir adelante.